logo
slogan

Meilleures pratiques


Cette section contient une multitude d’informations pertinentes et d’articles sur les meilleures pratiques en gestion des ressources humaines.

En tout temps, vous pouvez commander le Guide pratique de gestion des ressources humaines pour PME, un outil simple et facile d’utilisation comprenant 67 fiches techniques, 79 outils adaptables et un diagnostic de vos pratiques en gestion des ressources humaines. Ce guide vous fera économiser temps et argent!

Absentéisme et présentéisme

Qu’est-ce que l’absentéisme et le présentéisme?

Absentéisme fautif : découle d’une faute du salarié.
Exemples : absence non autorisée ou sans excuse valable, avise de l’absence dans un délai non raisonnable, faux motif pour prolonger un congé ou régler des affaires personnelles, prends des vacances sans attendre la confirmation de l’employeur, etc.

Présentéisme : employé qui se présente au travail, mais n’est pas apte à remplir ses fonctions.
Exemples : un employé présent au travail, mais qui est malade, qui n’accomplit aucune tâche, qui règle des dossiers personnels au lieu de dossiers professionnels, qui navigue sur les réseaux sociaux en dehors de ses pauses, etc.

Absentéisme non-fautif : découle d’une incapacité physique ou psychologique empêchant un salarié de fournir sa prestation normale de travail, ou situations hors de contrôle de l’employé.
Exemples : maladie professionnelle, accident de travail, état dépressif qui perdure, etc.

Quelles en sont les causes?

Avant de résoudre un problème, il est indispensable de savoir d’où il provient. Les sources peuvent être multiples, en voici une liste non exhaustive :
Personnelles   · Dépression, surcharge mentale, stress
 · Problèmes financiers ou familiaux
 · Déséquilibre travail/vie personnelle
 · Mauvaise forme physique
 · Accident ou maladie grave
 Organisationnelles  · Sous-utilisation des connaissances et habiletés du travailleur
 · Surcharge de travail
 · Absence de leadership ou supervision déficiente
 · Abus d’autorité ou harcèlement
 · Utilisation abusive de clauses de la convention collective ou du contrat de travail (journées de maladie utilisées comme vacances)
 Environnementales  
 · Conditions de travail difficiles (risques physiques, chimiques, biologiques...)
 · Clients agressifs
 · Déficience ergonomique (environnement de travail non adapté)
 · Absence de groupe social ou d’interaction significative dans le milieu


Pourquoi faut-il agir rapidement?

L’absentéisme et le présentéisme engendrent des coûts énormes pour les entreprises. En voici plusieurs conséquences :
- Démotivation
- Frustration
- Baisse de productivité
- Retard dans la production
- Charge financière très élevée
- Frais de remplacement coûteux
- Perte de revenus
- Effet négatif sur la position concurrentielle des entreprises

Comment diagnostiquer le problème?

Une analyse des causes mentionnées précédemment par catégorie peut être effectuée : par tranche d’âge, par catégorie professionnelle, par équipe, par département, etc.

Des indicateurs peuvent aussi vous aider à poser un diagnostic :
 Personnelles  · Taux d’absentéisme (Outilsvoir outil pratique Calcul du taux d’absentéisme)
 · Nombre de journées de maladies utilisées
 · Durée moyenne des absences
 · Fréquence de diverses causes d’absence (maladies, raisons familiales, retards)
 · Présentéisme
 Organisationnelles  · Taux de roulement du personnel
 · Nombre de griefs déposés
 · Quotas de production non atteints
 · Détérioration de la qualité des produits et effets sur les profits
 Environnementales    · Nombre d’accidents du travail
 · Utilisation des moyens de protection individuelle et collective
 · Participation aux activités organisées par l’entreprise
 · Étude de temps/mouvements (évaluation des procédés et des méthodes de travail)


 Quelles sont les mesures pour contrer l’absentéisme et le présentéisme?

Le traitement de l’absentéisme et du présentéisme est étroitement relié à son origine, c’est-à-dire que la distinction entre l’absentéisme fautif et non-fautif est très important, car les mesures que prendra l’employeur pour corriger les écarts seront différentes.

Absentéisme fautif ET présentéisme : mesures disciplinaires. L’employeur peut appliquer la gradation des sanctions (avis verbal, écrit, suspension et congédiement) qui a un effet punitif et dissuasif, afin que l’employé modifie son comportement.
 OutilsPour un modèle de processus à suivre, consultez l’outil Procédure de gradation des sanctions.
 OutilsPour des exemples concrets, référez-vous à l’outil Grille de procédures disciplinaires.

Absentéisme non-fautif : mesures administratives. L’employeur doit être très prudent dans ce cas-ci, car rappelons que l’absentéisme non-fautif découle d’une situation hors du contrôle de l’employé. Il doit donc se montrer compréhensif et offrir toutes les ressources pour aider l’employé à revenir au travail le plus rapidement possible. Par exemple, s’il s’agit d’accident de travail, l’employeur peut lui proposer d’accomplir des tâches connexes ou d’effectuer un retour progressif.

Lorsque l’employé a un taux d’absentéisme trop élevé et que l’employeur n’a aucune raison de croire qu’il reviendra au travail dans un avenir rapproché, il pourra débuter les démarches pour appliquer une mesure administrative, qui est en fait un congédiement. Par contre, plusieurs règles s’appliquent et il est conseillé de consulter les normes du travail avant d’en arriver à cette mesure.

Comment prévenir l’absentéisme et le présentéisme?

Une solution efficace est la mise sur pied d’une Politique de gestion de l’absentéisme et du présentéisme. Celle-ci est en fait un système de signalement et de suivi des absences.

Elle doit se limiter à l’essentiel : simple, concise et écrite sur moins de trois pages.  En la lisant, les employés doivent connaitre les rôles et responsabilités de chacun ainsi que les directives précises.

OutilsPour des exemples de politique, consultez l’outil Politique de gestion de l’absentéisme et du présentéisme.

La politique doit être diffusée et connue de tous. L’employé doit comprendre que lorsqu’il s’absente, quelqu’un d’autre en paie nécessairement le prix, que ce soit les collègues de travail qui doivent assumer une partie de la tâche ou l’employeur. 

D’autres actions peuvent être mises de l’avant :
• Former les superviseurs afin de s’assurer que la politique au sujet de l’absentéisme et du présentéisme soit appliquée d’une manière uniforme pour tous;
• Aller sur les lieux du travail afin de démontrer que vous êtes à l’écoute de vos employés;
• Offrir une prime d’assiduité : l’impact financier doit être suffisamment intéressant pour constituer un incitatif à ne pas s’absenter sans motif valable;
• Offrir un système de loterie : les employés ayant atteint les objectifs de l’entreprise en ce qui concerne l’assiduité au travail sont admissibles au tirage d’un prix;
• Offrir un horaire d’été, un horaire flexible, etc., ce qui permettra au personnel de concilier la présence au travail avec les obligations familiales;
• Fournir un Programme d’aide aux employés (PAE);
• Rencontrer vos employés au retour d’une absence;
• Effectuer une évaluation de rendement qui permettra une meilleure communication entre le superviseur et son employé.


Pour plus d'informations, trucs et conseils sur l'absentéisme et le présentéisme, nous vous invitons à consulter les liens suivants :


Attraction : démarquez-vous

Contexte préoccupant

La baisse démographique et le vieillissement de la population font en sorte que la main-d’œuvre se raréfie. En effet, en région maritime de 2006 à 2011, la population a diminué respectivement de 2,8 % et de 1,2 % en Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine et en Côte-Nord1. Les entreprises du secteur des pêches et de l’aquaculture commerciales n’échapperont pas à ce contexte difficile, c’est pourquoi vous devez agir et innover afin d’attirer les travailleurs potentiels.

L’attractivité est « une résultante qui découle de la mise en place d’un ensemble diversifié de pratiques de gestion des ressources humaines de nature à assurer la satisfaction, l’engagement et la fidélisation des employés. […] Dans la mesure où le climat instauré est perçu positivement par d’éventuels candidats, l’organisation exerce alors un effet d’attractivité sur ceux-ci. »2


Facteurs d’attractivité

Attirer des candidats de choix peut clairement vous avantager vis-à-vis votre concurrence. Mais comment faire pour vous démarquer des autres employeurs? Il est essentiel de vous connaitre en tant qu’entreprise. Pour un futur employé, découvrir que les valeurs de votre entreprise vont de pair avec les siennes peut constituer un très grand attrait.

Vous devez donc identifier ce que vous avez à offrir au sein de votre organisation. Qu’est-ce qui vous démarque de vos compétiteurs? Quels sont vos points forts qui vous permettent de vous distinguer?

Les facteurs qui influencent directement le pouvoir d’attraction en entreprise se divisent en trois catégories3. Les voici associées à des exemples simples que vous pouvez implanter dans votre entreprise :

1. La notoriété organisationnelle : Souvent la partie la plus visible de l'attractivité de l'entreprise, puisqu'elle repose sur le rayonnement de l'organisation.

Facteurs Exemples
Culture organisationnelle - Assurer l’équité en milieu de travail
- Faire preuve d’éthique dans les décisions
- Planifier une rencontre annuelle direction-employé
- Collaborer avec le syndicat, s’il y a lieu
Reconnaissance - Reconnaitre les années de services des employés
- Respecter l’ancienneté des employés
Réputation de l’entreprise - Promouvoir les certifications acquises (normes de qualité, produits écocertifiés, etc.)
Responsabilité sociale - Promouvoir des valeurs environnementales, recycler
- Soutenir des organismes à but non lucratif de la région et encourager le bénévolat par les employés
Ouverture à la diversité - Privilégier un milieu de travail inclusif pour les minorités visibles
- Développer une politique sur la diversité interculturelle
Positionnement de l’entreprise dans son secteur d’activité - Innover avec de nouveaux produits, devenir un chef de file



2. Les attributs organisationnels : Témoignent des avantages offerts par l'organisation ainsi que du contexte professionnel dans lequel les employés sont amenés à évoluer.

Facteurs Exemples
Rémunération globale - Offrir des primes de soir, de nuit ou de fin de semaine
- Établir une politique salariale
Avantages sociaux - Offrir une aire de repas avec commodités
Conciliation travail/vie personnelle - Offrir une banque de congés avec ou sans solde
- Permettre un échange de quart de travail après approbation de l’employeur, lorsque cela s’applique
Ambiance et climat de travail - Organiser un party de Noël ou un diner de fête
- Mettre sur pied un comité social
Développement de carrière - Offrir des possibilités d’avancement
Stabilité des emplois - Assurer un poste permanent aux employés
Circulation de l’information - Communiquer de façon transparente et ouverte
- Mettre en place une boite à suggestion et/ou un babillard d’information


3. Les attributs du poste :
Sont composés de l'ensemble des conditions d'exercice qui sont directement reliées au poste.

Facteurs Exemples
Autonomie - Encourager la prise d’initiative
Horaires de travail - Proposer la flexibilité d’horaire de travail
- Établir une politique d’heures supplémentaires
Travail d’équipe - Planifier une rencontre d’équipe mensuelle
- Encourager les échanges
Style de supervision - Impliquer les employés dans la prise de décision
Formation et perfectionnement - Offrir de la formation continue
Sécurité des postes de travail - S’assurer que les employés sont au courant des procédures d’urgences
- Mettre sur pied un comité de santé et de sécurité


Recueillir l’information

Pour obtenir un portrait juste de vos pratiques en entreprise, plusieurs moyens sont à votre disposition : rencontre individuelle ou de groupe avec les employés et les cadres, sondage papier ou courriel, consultation de documents et d’archives (contrat de travail, manuel de l’employé, entrevues de départs, convention collective s’il y lieu, etc.). Vous pouvez combiner plusieurs de ces méthodes pour recueillir le maximum d’information. Cet exercice vous permettra de mieux connaitre votre entreprise, de la situer selon les pratiques recensées et peut-être même trouver des pistes de solution!


Pour plus d’informations, trucs et conseils sur l’attraction, nous vous invitons à consulter les liens suivants :

Dix conseils pour attirer et retenir les talents au sein des PME
Gagner la guerre des talents
L’attraction et la rétention de la main-d’œuvre…
La démocratie au travail : des milieux plus heureux…et plus productifs
La performance RH : au cœur du pouvoir d’attraction de l’organisation
Les dimensions de l'attractivité d'une entreprise
Politiques d’attraction, de mobilisation et de rétention de la main-d’œuvre
Pour attirer et conserver le client ou l’employé : une même démarche
Responsabilité sociale: un facteur d'attraction pour la génération Y


1 CSMOPM Diagnostic de la main-d’œuvre dans l’industrie des pêches et de l’aquaculture commerciales au Québec, 2014.
2 FABI Bruno et LACOURSIÈRE Richard La performance RH : au cœur du pouvoir d’attraction de l’organisation, 2009.
3 DUBOIS, Didier et PELLETIER, Émilie Les dimensions de l'attractivité d'une entreprise, 2014.

Climat de travail

Qu’est-ce que le climat de travail?

Le climat de travail, ou climat organisationnel, est la perception qu’ont les employés envers leur milieu de travail. Il représente la personnalité de l’entreprise et peut être défini comme l’ambiance, le ressenti des travailleurs.1 Le climat de travail illustre la dimension affective de la vie au travail et est maintenant perçu comme faisant partie intégrante des conditions de travail.

Quels sont les avantages d’un bon climat de travail?

Pour l’employé :
  • Améliore la satisfaction et le sentiment de bonheur au travail
  • Limite le stress et améliore le moral
  • Influence le bon comportement et la communication
  • Encourage la créativité, l’innovation, la prise de risque
  • Suscite l’engagement et la motivation
Pour l’employeur :
  • Augmente l’efficacité et  l’efficience
  • Influence positivement la productivité et l’adaptabilité au changement
  • Réduit le nombre de griefs
  • Assure la stabilité du personnel
  • Aide à l’attraction des candidats
  • Accroît l’atteinte des résultats

Quelles sont les conséquences de la dégradation du climat de travail?

Les coûts directs et indirects dus à un mauvais climat de travail son faramineux :
  • Roulement de personnel (Outilsconsultez l'outil Évaluation des coûts de départ d'un employé)
  • Erreurs d'inattention multipliées
  • Plaintes des employés et démotivation
  • Problèmes de communication (les gens se parlent peu ou trop)
  • Tension palpable dans les rapports interpersonnels et manque de collaboration
  • Taux élevé d’absentéisme
  • Augmentation du coût des assurances collectives
  • Hausse du surmenage

Quand faut-il agir?

Au mieux, dès que vous prenez conscience de l’importance d’un bon climat de travail en entreprise, ou avant qu’il ne soit trop tard, soit dès la constatation des premiers symptômes (voir conséquences plus haut). Il est toutefois important de préciser qu’il n’est jamais trop tard pour agir et analyser le climat de travail au sein de votre entreprise.

Comment analyser le climat de travail?

Il y a trois principales méthodes pour s’y prendre :

Avantages

Limites

Rencontres individuelles

Plus d’ouverture des employés

Obtention de données plus confidentielles

Nombre de sujets abordés

Rencontres de groupe

Plus d’ouverture des employés

Plusieurs sujets traités

Moins d’ouverture des employés à cause du manque de confidentialité

Effet de groupe parfois néfaste

Questionnaire écrit
(sondage)

Beaucoup de sujets abordés

Peu de temps exigé des employés

Ouverture très limitée à cause du sentiment de confidentialité


Les indicateurs à analyser sont, entre autres, l’ambiance de travail, la charge de travail, les relations avec les collègues et la direction, le niveau de confiance, l’ouverture. L’analyse des données recueillies révèlera ce qui va bien et ce qu’il y a à améliorer.

OutilsConsultez l’outil Réflexion personnelle sur mon rôle pour évaluer le climat de travail au sein de votre organisation. Tous les membres de l’entreprise et vous-même devez le compléter.

La personne que vous identifierez comme responsable de la démarche peut provenir de l’interne ou de l’externe. Si vous demeurez à l’interne, vous devez miser sur un individu de confiance, qui n’entrera pas en conflit d’intérêt. Se tourner vers un consultant externe peut aussi être une bonne solution si la relation entre la direction et les employés est difficile.

L’individu doit posséder des compétences telles que l’écoute, la compréhension rapide des enjeux problématiques, la facilité à faire des liens entre une multitude d’éléments et de personnes, l’impartialité, le souci de la confidentialité, la création d’un climat de confiance ainsi que l’ouverture d’esprit. Cette personne devra mettre sur pied un plan qui contiendra des solutions concrètes et efficaces afin d’améliorer rapidement le climat organisationnel. 

Il est important de mentionner que pendant le processus, le soutien constant de l’employeur est primordial.


Comment influencer positivement le climat de travail?2

La satisfaction en emploi
- L’employé doit retrouver une forme de stimulation dans son travail au quotidien. Ses tâches et ses responsabilités doivent être bien précisées et bien comprises.

Les communications
- Les communications internes : La communication doit être fluide dans toute l’organisation, c’est-à-dire entre les employés et la direction, entre les employés eux-mêmes et entre les différents services. Le partage de l’information, quant aux enjeux qui affectent le travail d’un employé, aide à développer un sentiment d’appartenance envers l’organisation.
- Relation entre collègues : Un bon esprit d’équipe ainsi qu’une bonne communication au sein des groupes de travail sont très importants. Les employés doivent pouvoir s’aider entre eux lorsque nécessaire.

Le leadership
- La relation supérieur-employé : Le supérieur doit développer une bonne relation avec ses employés et faire preuve de respect et d’équité. Le supérieur doit être en mesure de diriger, d’encourager et de supporter ses employés dans leur travail. Il doit pouvoir gérer le changement efficacement afin que les employés aient envie de le suivre.
- Soutien de la direction : La reconnaissance et les encouragements de la part de la direction envers les employés sont très importants pour favoriser un bon climat de travail.
- Vision de l’entreprise : La direction d’une entreprise doit savoir où elle s’en va dans les prochaines années. La vision et les objectifs doivent être clairement établis et transmis aux employés.

Les pratiques  de gestion des ressources humaines
- La gestion des ressources humaines en général : La mise en place de politiques et de règlementations adaptées à l’entreprise est essentielle.
- La gestion de la rémunération : Les pratiques de rémunération doivent être divulguées de façon transparente aux employés et doivent être satisfaisantes pour eux. Il est primordial que les employés perçoivent l’équité dans l’attribution des salaires.
- La gestion des carrières : Les employés doivent également avoir des possibilités de perfectionnement à l’intérieur de l’organisation. Ils doivent sentir qu’il est possible pour eux d’évoluer au sein de l’entreprise et que leurs intérêts et aspirations sont pris en compte.

Les valeurs organisationnelles
- Les valeurs de l’organisation doivent être connues, comprises et véhiculées par l’organisation. De plus, la direction se doit d’agir conformément à ces valeurs.

Voici quelques exemples concrets d’actions préventives qui peuvent être posées pour instaurer un bon climat de travail :
  • Accentuez le positif – appuyez les gens;
  • Assurez-vous que le milieu de travail soit à l'écoute de la composante humaine;
  • Donnez l'exemple en matière de valeurs, idéaux et normes;
  • Félicitez les gens;
  • Placez-vous dans une situation qui favorise la discussion;
  • Accordez de l'importance à l'autre;
  • Écoutez ce que les gens ont à dire;
  • Ne tournez pas autour du pot lorsqu'il y a divergence d'idées;
  • Évitez de revenir sur les erreurs passées car la rancune est improductive;
  • Demandez ce que la personne a l'intention de faire à propos d'un problème et accompagnez-la dans sa recherche de solutions;
  • Clarifiez ce qu'on ne comprend pas et confirmez ce qui est compris;
  • Collaborez aux résultats de l'autre;
  • Développez un processus d'évaluation qui permet d'évaluer le besoin à combler, les enjeux et le type de personnalité afin d'y adapter la stratégie optimale;
  • Fixez des échéanciers clairs;
  • Exercez votre pouvoir d'influence pour amener des correctifs;
  • Respectez les différences;
  • Gérez les tensions dès qu'elles surgissent;
  • Préparez la réussite de la confrontation lors d'un conflit interpersonnel;
  • Développez les habiletés de communicateur et de coach;
  • Faites confiance aux gens;
  • Ayez un code d’éthique clair et simple, connu et bien diffusé à travers l’entreprise;
  • Assurez-vous d’établir de bonnes politiques organisationnelles en matière de gestion de la performance et de climat de travail.

Pour plus d’informations, trucs et conseils sur le climat de travail, nous vous invitons à consulter les liens suivants :
Cinq facteurs influençant le climat de travail
Climat organisationnel : le ciel est-il bleu dans votre entreprise?
La confiance, fondation véritable de l'équipe
Le climat de travail
Le top 5 pour créer un climat de travail riche et stimulant
Un climat de travail sain, c'est une valeur sûre
Un thermomètre de rentabilité pour l'entreprise : l'analyse du climat organisationnel


1 GUILBERT, Marie-Claude, Le climat de travail
2 Mitra services aux entreprises Inc., Cinq facteurs influençant le climat de travail





Gestion d'employé difficile

Qu’est-ce qu’un employé difficile?

Un individu dont le rendement est insatisfaisant ou le comportement inacceptable selon les normes et les valeurs de votre organisation : problèmes de relations interpersonnelles, insubordination, agressivité, violence, mauvais rendement, manque d’assiduité ou de ponctualité, toxicomanie, absence d’intégrité, etc1.

Il est d’ailleurs important de distinguer un employé difficile d’un employé en difficulté :


Employé difficile Employé en difficulté
La situation dure depuis si longtemps qu’on ne sait plus comment l’aborder On identifie un début à la situation
Il existe un doute par rapport aux intentions de cette personne Le gestionnaire et les collègues ont confiance en cette personne
Cette personne conteste les décisions et manipule Il n’y a pas de doute sur ses intentions
On soupçonne la mauvaise foi de l’employé Il est de bonne foi
C’est une situation persistante et progressive Ce sont des situations ponctuelles


Pourquoi est-ce un employé difficile?

La baisse de performance peut être créée par diverses sources :
- Surcharge de travail par rapport aux capacités réelles de l'employé;
- Supervision excessive;
- Problème personnel;
- Changement dans les façons de faire sans formation adéquate;
- Manque de développement des compétences;
- Absence de politique de gestion de la performance;
- Tolérance :
    · du manque de respect entre les membres du personnel;
    · d'un conflit entre employés ou entre un patron et employé;
    · de critiques émises sur l'employé devant ses collègues;
- Manque :
    · de reconnaissance;
    · de communication;
    · d'évaluation formelle du rendement;
    · de partage d'information de la part de l'entreprise;
    · d'orientation claire;
    · d’un code d’éthique clair et connu de tous les employés.


Pourquoi faut-il agir rapidement?

Pour ne pas laisser une situation se détériorer et :
   · prévenir l’effet d’entrainement et de ralentissement du travail des autres;
   · contribuer à créer un climat favorable à la performance maximale des individus;
   · éviter qu’une performance médiocre devienne un standard de travail;
   · soutenir l’équipe dans l’atteinte de ses résultats;
   · aider la personne à s’améliorer;
   · parce que c’est la responsabilité du gestionnaire d’agir et que les membres du personnel sont en droit de s’y attendre.


Comment gérer un employé difficile? (en 3 étapes simples)

1. Situer le problème
S’agit-il d’un problème d’accomplissement du travail ou de comportement au travail ?
Problèmes

Exemples

Causes

Solutions

Accomplissement du travail

Ne respecte pas les normes de qualité, contrôle d’information, procrastination, quantité de travail insuffisante, etc.

Manque de connaissances

L’employé ne sait pas quoi faire

ENSEIGNER

Manque d’habiletés

L’employé ne se sent pas capable d’exécuter son travail seul

ENTRAÎNER, SOUTENIR et GUIDER

Comportement au travail

Absence de motivation, vandalisme, retards fréquents ou pauses prolongées, utilisation de l’équipement de l’employeur à des fins personnelles, etc.

Manque d’encadrement

L’employé est laissé à lui-même et a l’impression qu’il a le droit de décider de son fonctionnement seul

STRUCTURER

Manque d’attitude

L’employé ne veut pas faire le travail et résiste

ENCADRER et MODIFIER le comportement


OutilsDans le but de diagnostiquer si vous avez affaire à un employé difficile et, dans le cas échéant, de vous aider à documenter son dossier, utilisez les outils Évaluation de la performance d’un employé difficile et Observation des comportements à problèmes.

2. Comprendre la dynamique
Il est important de cibler ce qui a permis l'émergence du problème :
    · En quoi le comportement s'écarte-t-il des normes?
    · Quelles sont les conséquences négatives possibles sur l'efficacité du groupe de travail?
    · Est-ce un problème circonstanciel ou chronique?
    · En matière de structure de l'organisation, quelles sont les conditions qui facilitent l’absence de règles, la tolérance et le laisser-aller?
    · En matière de culture de l'organisation, quelles sont les pratiques, valeurs ou fausses croyances permettant l'apparition de problème?
 
3. Envisager toutes les stratégies de redressement du rendement
Il faut envisager toutes les stratégies de redressement du rendement de l'employé quant à l'accomplissement et au comportement au travail :
    · Confirmation de la perception du gestionnaire : difficulté personnelle à gérer; vérification d'un conflit interpersonnel; évaluation de l'insécurité générée par un niveau de compétence égal ou supérieur au sien;
    · Accumulation de faits;
    · Relation de supervision;
    · Correctifs mentionnés lors d'une rencontre d'évaluation;
    · Conséquences négatives connues par l'employé;
    · Existence du problème reconnue par l'employé;
    · Engagements obtenus de l'employé;
    · Offre d'un soutien personnel, interne ou externe;
    · Suivi régulier et proactif du processus;
    · Offre (négociation) d'un nouvel environnement de travail.

À noter que le redressement de performance est relié à une attitude ou un comportement déficients et non à une incapacité physique ou intellectuelle.

OutilsPour une procédure à suivre plus détaillée afin de vous aider à gérer un employé difficile, consultez l’outil Redressement de la performance.


Pour plus d'informations, trucs et conseils sur la gestion d'employé difficile, nous vous invitons à consulter les liens suivants :
Comment gérer les employés difficiles?

Faites la discipline
La discipline d'entreprise, vous connaissez?
Vingt-cinq ans de services... et alors?

1 OUELLET, Jean-François, Comment gérer les employés difficiles?
Source : Drolet Douville et associés inc. Consultants et formateurs en management


Gestion de conflit

Qu’est-ce qu’un conflit?

Il y a conflit lorsqu’une partie (individu ou groupe) en perçoit une autre comme un obstacle à la satisfaction de ses préoccupations ou de ses besoins. Cela entraine chez elle un sentiment de frustration, qui pourra l’amener ultérieurement à réagir face à l’autre partie1.

Le conflit correspond à une opposition de sentiment, d’opinion ou d’intérêt. C’est une brisure de la communication et le but est de reconstruire le lien de confiance en favorisant la compréhension mutuelle ainsi que la mise sur pied de solutions équitables.

Conflit de pouvoir politique : relatif à la prise de décision, aux lois, aux modes de fonctionnement

Conflit de pouvoir économique : relatif aux intérêts, aux possessions, à l’argent

Conflit de pouvoir idéologique : relatif à la possession du savoir


Comment déterminer s’il faut agir?

Poser la question, c’est y répondre : il faut toujours agir et en aucun cas laisser la situation se détériorer.

Responsabilités du gestionnaire : celui-ci a une responsabilité directe face au conflit. Aucune négligence ne doit être tolérée, car l’inaction aura un prix considérable. D’ailleurs, la Loi sur les normes du travail donne aux gestionnaires l’obligation de prévenir le harcèlement psychologique et d’intervenir immédiatement lorsqu’ils sont au courant de la situation (article 81.19).    

Responsabilités de l’entreprise : elle doit fournir les moyens et les ressources pour permettre au gestionnaire d’agir, par exemple par la mise en place de cadre de valeurs, de code d’éthique, de politiques diverses, de philosophie de gestion, etc.

Quelles sont les conséquences d’un conflit?

Il ne faut pas minimiser les impacts d’un conflit, car ils peuvent être très néfastes :
  • Détérioration de la communication
  • Dégradation du climat de travail
  • Baisse de la productivité
  • Disparition de l’esprit d’équipe
  • Absentéisme et congés de maladie
  • Plaintes pour harcèlement psychologique
  • Diminution de la compétitivité de l’entreprise
  • Impact négatif sur la crédibilité d’un dirigeant qui ne gère pas le conflit

Comment un conflit peut-il nous être favorable?

Les conflits sont des moments de vérité dans une relation. Ils peuvent dégrader le lien ou au contraire, développer la coopération. En effet, les conflits sont généralement porteurs de changement, alors il est normal qu’ils créés des réactions différentes selon chaque individu. Le gestionnaire doit apprendre à saisir l’occasion d’amélioration pour en tirer profit et le retourner en force positive.  

L’attitude de chaque individu face à un conflit nous force à affronter la réalité et à ouvrir nos horizons aux perceptions différentes des nôtres. Un climat serein amène les employés à être authentiques, francs et plus productifs. Donc, entretenir et encourager les bonnes relations interpersonnelles au sein de son entreprise ne peut qu’être bénéfique pour tous.

Les cinq étapes simples de la résolution de conflit


1. Comprendre qui ils sont
Peu importe la source du conflit, chacun possède sa personnalité qui lui est propre. Il est important de respecter les idées et les valeurs de chacun, même si elles sont différentes. En effet, comprendre que les croyances varient d’une personne à l’autre est à la base de toute analyse menant à la résolution de conflit.

2. Choisir le bon intervenant
L’intervenant doit agir de façon objective et proposer des pistes de solution pour toutes les parties impliquées. Il doit aussi être en mesure de différencier les conflits « normaux » de ceux qui sont causés par des employés difficiles et dans le cas échéant, agir en conséquence (consultez la section Gestion d’employé difficile). Idéalement, l’intervenant se trouve à l’interne (direction, gestionnaire, responsable des ressources humaines, etc.). Par contre, afin de ne pas entrer en conflit d’intérêts et d’assurer son impartialité, l’intervenant peut venir de l’externe.

3. Rencontrer les personnes impliquées individuellement
Afin que chaque personne puisse librement présenter sa version de la situation, une rencontre individuelle est nécessaire. L’intervenant doit écouter les individus et les amener à adopter une attitude constructive plutôt que destructive, tout en posant les bonnes questions et en adaptant, dans la mesure du possible, les interventions selon la personnalité de chacun.

4. Rencontrer les personnes impliquées ensemble
Tous les morceaux du casse-tête s’assemblent habituellement lors de la rencontre d’équipe. La discussion doit d’abord porter sur la problématique actuelle, mais aussi sur les conséquences du conflit. En proposant des pistes de solutions valables pour toutes les parties, l’intervenant doit tenter d’obtenir l’engagement et la volonté de modifier les comportements de chacun, toujours dans l’optique d’améliorer les relations au sein de l’équipe.

5. Effectuer un suivi régulier
L’intervenant doit offrir du support et de l’accompagnement aux individus concernés et souligner les améliorations avec une rétroaction constructive. Il est important de réaliser cette dernière étape, car elle boucle l’intervention et permet de diminuer les chances de dégénération du conflit.

OutilsConsultez l’outil Rétroaction constructive pour en apprendre davantage.

Comment prévenir le conflit au travail?

Afin de démontrer qu’il s’en préoccupe dans sa philosophie de gestion, l’employeur peut :
  • profiter d’occasions diverses afin de sonder les employés sur le climat de travail : les pauses, les rencontres de projet, etc.;
  • se doter d’une politique contre le harcèlement qui envoie un message de non-discrimination et donne un cadre de référence (Outilsutilisez l’outil Politique contre le harcèlement);  
  • rappeler aux employés qu’ils ont un rôle à jouer : ils sont tenus de respecter le code de conduite, les politiques et les procédures afin de maintenir un milieu de travail positif. Ils ont aussi le devoir de signaler les incidents dont ils sont témoins (Outilsconsultez les exemples de l’outil Harcèlement ou pas);
  • créer un partenariat avec le syndicat, s’il y a lieu, lors d’évaluation de rendement ou de rencontres d’équipes.


Pour plus d'informations, trucs et conseils sur la gestion de conflit, nous vous invitons à consulter les liens suivants :





1 Alain Rondeau, 1990



Recrutement : embauchez les meilleurs talents

Voici les 8 étapes essentielles d’un processus de recrutement :

1. Définir ses besoins

Il est très important de définir ses besoins de main-d’œuvre, car toute la stratégie de recrutement découle de ces données. Les besoins peuvent survenir sporadiquement (démissions, congédiement, etc.) ou dans la mesure du possible, peuvent se prévoir (départs à la retraite, nouveaux postes, etc.).

Identifiez les facteurs influençant la demande de main-d’œuvre pour une période d’un an :

Facteurs humains Facteurs organisationnels       Facteurs externes
- Retraites - Plans stratégiques - Économiques
- Démissions - Budgets - Sociaux
- Congédiements - Prévision de ventes - Politiques
- Décès - Prévision de production - Techonologiques
- Congés sans solde 
- Nouvelle entreprise - Concurrence des marchés 

Vous devez donc mettre en parallèle l’offre (ressources disponibles) et de la demande (futurs besoins de main-d’œuvre). Y a-t-il des postes stratégiques ou des postes plus difficiles à pourvoir? Exemple : quel est l’impact de la période de vacances annuelles ou encore de la retraite de votre mécanicien en chef? Finalement, identifiez les besoins de recrutement à venir pour les 12 prochains mois.

N’oubliez pas que votre planification de main-d'oeuvre doit toujours être en lien avec vos objectifs stratégiques.

OutilsPour en apprendre davantage, inscrivez-vous à la formation en gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre pour élaborer un processus simple et complet à l’aide d’un guide pratique, 13 outils modifiables et des mises en situation réalistes!


2. Élaborer l’offre d’emploi

Vous pouvez collaborer avec différents acteurs tels que les employés, les responsables ou les contremaitres qui connaissent bien l’environnement de travail afin de discuter de la description de l’offre d’emploi. Vous devez décrire :

Contenu de l’offre d’emploi Définition Exemple
Entreprise Mission, vision, valeurs, brièvement ce qui vous distingue de la concurrence Voir l’exemple d’offre d’emploi plus bas
Responsabilités Tâches qu’aura à accomplir le candidat. Mettre des verbes d’action. Préparer, accomplir, exécuter, vérifier, planifier, effectuer, rédiger, développer, concevoir, manipuler, organiser, s’occuper, répondre, produire, analyser, accueillir, appliquer, recommander, transmettre, identifier, etc.
Qualifications professionnelles  Atouts que doit posséder le candidat pour réaliser le travail Détenir X diplôme, X formation, X années d’expérience, maitriser X logiciel, etc.
Compétences et qualités recherchées   Profil et personnalité idéaux recherchés Esprit d’équipe, entregent, grand souci du détail, communication efficace, autonomie, sens de l’observation, habiletés en communication, habiletés en gestion, capacité à résoudre des problèmes, leadership, etc.
Conditions de travail  Salaire, avantages sociaux, horaire de travail, etc. Selon l’échelle salariale en vigueur, X$/heure/mois/année, transport fourni, etc.
Dates limites pour postuler et d’entrée en fonction  Dates jusqu’à laquelle vous acceptez des curriculum vitae et à laquelle le candidat débutera sa première journée de travail  Jour/mois/année
Processus (simplifié) pour appliquer  Description des moyens acceptés pour postuler Adresses pour postuler en personne et par courriel
 
Le contenu d’une offre d’emploi peut varier d’une entreprise à l’autre. Par exemple, certaines organisations ne possèdent pas de mission ou de vision. À ce moment, adaptez le contenu de l’offre selon votre réalité et assurez-vous que la description est complète tout en étant concise.
Outils Cliquez ici pour obtenir un exemple concret d'une offre d'emploi.

Voici d'autres outils pour vous aider à rédiger l’offre d’emploi :
  • Répertoires des profils de compétences liés à l’exercice de professions dans l’industrie de la transformation des produits marins au Québec : Décrit de façon détaillée chacune des professions liées à la production et aux opérations dans les usines et celles liées à la supervision de la production ainsi qu'au contrôle de la qualité. Présente les fonctions, les tâches, les ressources utilisées, le contexte de travail et les compétences particulières, professionnelles ou comportementales.

  • Référentiels de compétences liés à l’exercice de métiers en mariculture ou en pisciculture et cahier d'accompagnement : Décrit les exigences et les compétences propres à l’exercice de chacun des six métiers à l’étude : propriétaire exploitant d’une entreprise de mariculture, chef d’équipe-expert capitaine et ouvrier maricole ainsi que pisciculteur, technicien aquacole et ouvrier piscicole.

  • Classification nationale des professions (CNP) : Référence reconnue des professions au Canada qui répartit plus de 40 000 appellations d'emplois en 500 profils de groupes professionnels. La CNP est utilisée pour communiquer de l'information sur les professions, pour prendre connaissance des emplois à l'échelle du marché du travail canadien, pour recueillir les statistiques sur les professions et pour fournir de l'information sur le marché du travail.

  • Information sur le marché du travail (IMT) : Ce site s’adresse entre autres aux employeurs qui s’intéressent à la situation du marché du travail ou qui sont à la recherche de main-d’œuvre compétente pour leur entreprise. Ce site donne accès à un ensemble cohérent d’information facile à interpréter et permettant de prendre des décisions éclairées.

3. Vérifier les disponibilités à l’interne

Les premiers candidats à considérer pour combler un poste vacant sont les personnes travaillant déjà au sein de votre organisation, en affichant, par exemple, la description de poste sur un tableau installé dans un endroit accessible et visible par tous les employés. Ceux-ci possèdent déjà une bonne connaissance de votre entreprise et c’est une bonne occasion d’avancement, il ne restera qu’à former le candidat choisi pour son nouveau poste. Si vous fonctionnez par ancienneté, vous devez respecter ce critère pour la priorité d’embauche à compétences égales.

4. Diffuser l’offre d’emploi

Si aucun employé à l’interne ne peut combler le poste, il sera nécessaire de recruter à l'externe, ce qui permet de recueillir de nouveaux noms de candidats potentiels. Voici différentes sources à explorer selon votre public cible :
  1. Banque de candidats : La consultation des cv déjà en votre possession peut être un moyen rapide. Cependant, il peut y avoir beaucoup de candidats qui ne sont plus disponibles.

  2. Bouche-à-oreille/Recommandation : Communiquez vos besoins de recrutement autour de vous. La possibilité de recevoir une prime de recommandation peut contribuer à l’amélioration de cette stratégie..

  3. Placement en ligne : Le site Placement en ligne d’Emploi-Québec est très accessible et sans frais.

  4. Réseautage : De plus en plus, les entreprises utilisent des sites comme Facebook ou LinkedIn pour recruter des candidats.

  5. Journaux : Les journaux de votre région sont un bon moyen de communication pour rejoindre un public cible.

  6. Site Web de l’entreprise : L’ajout d’une section carrière sur votre site Web offre facilement une importante visibilité auprès de nombreux candidats potentiels qui s'intéressent à l’entreprise.

  7. Établissements d’enseignement : Lorsque vous devez embaucher du personnel spécialisé, il peut être pertinent de communiquer avec un établissement d’enseignement qui offre la formation spécifique : ÉPAQ, CS des iles.

  8. Organismes d’aide en recrutement : Certains organismes de recherche d’emploi viennent en aide à différentes clientèles telles que les travailleurs âgés, les femmes, les jeunes, les personnes immigrantes, les personnes handicapées, etc.

  9. Salons et foires de l’emploi : Cette méthode de recrutement permet aux employeurs d’établir un contact direct avec un grand nombre de candidats potentiels.

  10. Sites Internet spécialisés : Pour la recherche de candidats spécialisés, il peut être très avantageux d’utiliser ce genre de service, par exemple Jobillico, Joboom, Monster, etc.

  11. Stages : Les étudiants peuvent parfois poursuivre leur travail au sein de l'entreprise un fois leur stage terminé.

  12. Autres pratiques à considérer : Emplois temporaires et d'été, événements portes ouvertes, communiqués et conférences de presse, agences de placement de personnel, etc.
Quelle que soit la stratégie de recrutement adoptée, il est important qu’elle respecte l’image de votre entreprise!

5. Effectuer la présélection

Vous devez relire la description du poste et dresser une liste des points importants à analyser sur le curriculum vitae. Classez les candidature reçues sous trois catégories : retenue, hésitation/interrogation ou non retenue.

Contactez les candidats retenus par téléphone afin d’établir un premier lien et d’obtenir certaines informations, comme l’intérêt pour le poste, les disponibilités, la planification d’entrevue, etc.

6. Effectuer la sélection

Pour la conduite d’entrevue et le choix final, le responsable du recrutement est généralement entouré du directeur et du superviseur du futur employé.

L’utilisation d’un questionnaire d’entrevue vous permettra d’être impartial et de couvrir tous les points importants à valider avec le candidat. Ce document comporte des questions ouvertes ainsi qu’un espace pour noter les réponses du candidat. Il est important d’expliquer les principales tâches du poste aux candidats et vous devez également garder du temps pour répondre à leurs questions.

Outils Consultez l'outil de préparation à l'entrevue.

Finalement, vous devrez sélectionner le candidat qui se verra octroyer le poste. Il est préférable de faire parvenir un courriel de refus aux personnes qui n’ont pas été retenues.

7. Accueillir et intégrer

Le processus d’intégration permet de transmettre les valeurs de votre entreprise, de diminuer le niveau de stress vécu par le nouvel employé ainsi que de faciliter son intégration à sa nouvelle équipe et à son milieu de travail. Certaines parties de l’intégration comme la visite des lieux peuvent être effectuées par des employés (parrains, compagnons…) afin de rendre votre processus plus dynamique et de mobiliser votre équipe de travail.
OutilsLe manuel de l’employé est un très bel outil afin de faire connaître ses règlements, ses valeurs, ses façons de faire, etc. Il doit être distribué dès la première journée de travail.

OutilsConsultez la liste de points à vérifier pour réussir l’accueil d’un nouvel employé.


8. Analyser sa stratégie de recrutement

Que vous ayez trouvé ou non la personne idéale pour combler le poste vacant, vous devez effectuer un retour sur votre stratégie de recrutement. Cela vous permettra d’économiser du temps et de l’argent lors de votre prochaine embauche.

Pour analyser les coûts directs de recrutement, vous devez considérer le taux horaire, le nombre d’heures consacré et le coût total pour l’embauche, par exemple la planification du processus, la recherche de candidature, la sélection, l’accueil et l’intégration, etc.

Si vous rompez le lien de travail avec un employé, d’autres frais pourraient être applicables (exemple : indemnité de cessation d’emploi, paiement des heures supplémentaires ou des vacances, etc.).

Les coûts indirects sont plus difficiles à calculer. Il peut s’agir de commandes non réalisées, de pertes de clientèle dues à un manque d’expertise pour répondre rapidement et adéquatement, etc.

Finalement, notez les points forts et ce qui pourrait être amélioré si c’était à refaire. Vous pourrez ainsi réajuster votre démarche en évitant les erreurs commises.

OutilsConsultez le tableau pour inscrire vos données d'analyse en stratégie de recrutement.

Pour plus d’informations, trucs et conseils sur le recrutement, nous vous invitons à consulter les liens suivants :

À vos portails! Vive le recrutement efficace!
À la recherche de personnel
Affûter les processus de recrutement dans un contexte de déficit de main d'œuvre
Emploi-Québec : Recruter
Huit stratégies originales pour recruter le candidat parfait
L’ADN d’un top recruteur
La gestion des ressources humaines à l’ère du Web 2.0
La performance en recrutement : les enjeux clés
Le recrutement stratégique : une planification nécessaire pour recruter les meilleurs
Les clés du recrutement
Milieux de travail amis des aînés : Promouvoir la participation des travailleurs âgés
Recrutement stratégique : quelques conseils pour développer le recrutement 2.0
Recruter à l’ère du Web 2.0